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智能应用高效运营

开启医院无纸化智慧管理新时代

近日，广州市花都区人民医院电子合同信息系统上线，该系统由广州市灵狐系统工程有限公司（简称“灵狐软件”）和北京数字认证股份有限公司（简称“数字认证”）共同承建，解决了医院合同审核难、归档难、跟进难、查阅难、共享难等多方面业务难点。医院将通过全新的合同管理平台，做到合同全生命周期线上审签以及归档管理。广州市花都区人民医院电子合同的全面上线，拉开了2022-2023年经济管理年活动以“规范管理、提质增效、强化监管”为主题的序幕。

2021年5月，国务院办公厅发文《关于推动公立医院高质量发展的意见》（国办发〔2021〕18号）中提出了公立医院发展方式的“三大转变”。引领公立医院高质量发展的新趋势之一，就是强化信息化支撑作用，健全运营管理体系，完善内部控制制度。此次电子合同信息系统的成功上线，是广州市花都区人民医院顺应医院高质量发展的重要举措。作为医院内控体系的支点，电子合同促进了医院办公智能化、标准化、精细化、高效化建设，同时减少了资源、时间和人力浪费。

合同管理作为贯穿公立医院各类医事活动内部控制的关键，传统的合同管理模式存在“三高一低”弊端：

01

资源耗费高

数量庞大的纸质合同、审批表单、验收单等带来了纸张和打印耗材消耗。医院业务已经推进无纸化，合同类等场景的用印无法满足线上化的发展趋势，束缚了业务的开展。

02

管理成本高

纸质合同有效保存也需要占用医院大量的储存空间和仓储管理成本。数量庞大的纸质合同、票据不易保存、查询和管理，无论是使用前的存放，还是使用后的归档，都占用大量空间成本和仓储管理成本。

03

效率低下

相比电子化流转，纸质合同打印、签署、存档、查询和管理效率低下，增大了人工回收审阅及管理复杂度。据不完全统计，完成一份合同的盖章、扫描盖章件归档，至少需要1小时。签署周期长，签署效率低。

04

业务风险高

合同文件由合作方先打印盖章，关键页可能被故意篡改偷梁换柱。增加了人工核对审批电子件与打印件的一致性，工作量大且容易出错，风险高。

为了解决这些问题，广州市花都区人民医院携手“灵狐软件”和“数字认证”，进行了多轮深入分析调研，以医院内部控制规范为指导，以智能化为目标，评估医院现有业务流程及信息化程度，在财务科、药学部、信息科、设备科、总务科、院办等各职能科室的共同努力推动下，成功打造了此次电子合同信息系统。实现了合同内容数据化、格式标准化、流程高效化、进度可视化、环节简便化、上传同步化、信息精准化等7大功能。

系统启用后，医院显著地优化了合同的签订、审批、管理方式，通过线上进行医院/企业的认证登录、合同发起、添加签署文件、填写签署信息、设定签署顺序及签署位置等即可完全合同的签署发起，只需3个工作日就可完成审批流程，避免合同立项部门在若干审批部门间奔波的时间，真正做到了精细管控、智能应用、高效运营。医院认为，电子合同的双方签字/盖章确认过程全部在线完成，降低人工干预，更加透明阳光。从合同审批到合同归档均无需快递和扫描，实现了全流程电子化，无论是时间成本还是经济成本，都得到了很大程度的节约，大大提升了院方的合同签署效率，节约成本。

此次电子合同的成功上线，为医院下一步推进财务会计档案电子化归档奠定基础。同时，见证医院一直致力推动“以业财融合为重点的运营管理建设，助力提高医疗服务质量、提升资源配置效率效益”的有效成果。

我院线上签署第一张电子合同应用效果图：

编辑整理：宣传科

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